PENATAAN ARSIP AKTIF

A.    Pengertian Arsip Aktif

Kata arsip berasal dari kata “archeion” (bahasa yunani), “archivum” (bahasa latin) yang artinya kantor pemerintahan dan kertas yang disimpan pada kantor tersebut, yang semula di terapkan pada record atau rekaman pemerintahan (arsip). Dari kata archeion masih dapat ditemukan kata asalnya ialah arche. Dari kata arche terbentuk kata baru berupa ; (a) archaios artinya kuno, misalnya archaeology artinya mempelajari pelajaran kuno, (b) archi artinya tempat utama, kekuasaan, misalnya architect artinya ahli membuat rancang bangunan (c) archeian artinya kantor, gedung pemerintahan. {Sulistyo Basuki (1996;2)}.

Dalam undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan kearsipan, pasal 1 dinyatakan bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip dinamis aktif adalah arsip yang  masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasata atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.

B.     Sistem Pemberkasan Arsip

Istilah file dapat dipersamakan dengan berkas. Sedangkan penataan berkas (filing) ialah mengatur, menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan-kepentingan pekerjaan..

Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah kita dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut sering disebut sistem penyimpanan arsip (filling system).

(a)      Angka Urut

Sistem ini merupakan sistem pemberkasan yang paling sederhana. Di sini arsip diatur berdasarkan urutan angka seperti : 01, 02, 03, 04, dan seterusnya. Sistem urutan angka hanya efektif  jika arsip yang ada tidak melebihi 5.000 berkas.

(b)      Sistem Tanggal/urutan waktu (Chronological Filling Systems)

Sistem urutan tanggal merupakan salah satu tipe penataan arsip berdasarkan angka. Penataan berdasarkan urutan tanggal dapat digunakan jika tanggal merupakan alat utama untuk identifikasi arsip. Tickler File adalah salah satu contoh khas dari berkas yang diatur berdasarkan urutan tanggal (tanggal, bulan, tahun).

(c)      Pemberkasan Atas Dasar Abjad (Alphabetic Filing)

Sistem pemberkasan ini atas dasar urutan abjad merupakan system yang paling tua dan sederhana. Jenis arsip yang diatur berdasarkan system ini antara lain yang berkenaan dengan arsip kepegawaian, nasabah, langganan, pasien, dan sejenisnya.

(d)     Pemberkasan Atas Dasar Masalah

Landasan utama penataan berkas system ini adalah masalah yang terkandung dalam arsip atau berkas. System ini biasanya diterapkan pada arsip hasil korespondensi ( surat dan sejenisnya), hasil kegiatan lainnya seperti penelitian, arsip kasus (case file) dan sebagainya.

C.    Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu memperhatikan beberapa hal sebagaimana berikut ini : Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya; Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, foto, surat, dan sebagainya; dan Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau akumulasi yang tercipta, seperti SPJ dan sebagainya.

a.         Folder

Alat yang digunakan untuk tempat arsip. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks atau title. Letak tab bergantung system penataan yang digunakan, apakah vertical atau lateral.

b.         Guide

Alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). Bahannya dapat dari karton tipis atau plastic.

c.         Rak Lemari Terbuka

Untuk menyimpan arsip yang fisiknya seukuran surat ada dua jenis alat yang dapat digunakan, yakni terbuka (rak) dan tertutup seperti filing cabinet. Penggunaan rak terbuka lebih menguntungkan, dan salah penempatan folder kecil kemungkinannya. Kelemahan pada rak terbuka adalah kurang aman, baik dari unsur pencurian, debu atau bahaya kebakaran.

d.        Filing cabinet

Pada umumnya dibuat dari metal dengan laci yang beraneka ragam, ada yang 4 laci dan 2 laci. Jarak antara filing cabinet yang satu dengan yang lainnya sekitar 8-9 cm.

e.         Rotary (alat penyimpanan berputar)

Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak banyak memakan tenaga. Keuntungan lainnya dapat menghemat tempat jika dibandingkan dengan filing cabinet ataupun rak.

D.    Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip Aktif

a.         Peminjaman

Penemuan kembali arsip (retrieval) diawali dengan adanya permintaan dari pengguna. Sehingga antara peminjaman dan penemuan kembali arsip merupakan suatu hal yang berkaitan. Ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan sangat bergantung dari beberapa hal seperti berikut ini:

(a)      Kejelasan materi yang diminta oleh pengguna;

(b)     Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan dalam pemberkasan jenis-jenis arsip;

(c)      Ketepatan dan kemantapan  sistem indeks (baik sistem manual maupun mekanik);

(d)     Ketepatan dan kemantapan system klasifikasi;

(e)      Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai.

Pada umumnya pengguna arsip dalam meminta arsip menggunakan berbagai sebutan. Sesuai dengan apa yang diminta petugas arsip harus secara cepat mampu menangkap maksud pengguna. Dengan cepat pula mengidentifikasikan informasinya guna menetapkan indeks dan sistem penataannya.

b.        Penemuan Kembali Arsip

Penemuan Kembali Arsip (retrieval) dapat dilakukan baik secara manual (konvensional) atupun secara mekanik (inkonvensional). Penemuan kembali secara manual berarti  penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Petugas arsip mencari arsip langsung kepada himpunan berkas tersebut. Kecepatan dan ketepatan  penemuan kembali ini sangat bergantung dari ketepatan penerapan sistem penataan berkasnya serta penggunaan indeks yang merupakan identitas sesuatu arsip atau dokumen.

Adapun penemuan kembali dengan cara mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer). Arsip aslinya sendiri diambil melalui tangan. Lain halnya jika yang diperlikan hanya informasinya, bukan arsip orisinilnya. Untuk keperluan tersebut dibuat abstraksi dari arsip yang terpilih dan disimpan.

          Penemuan kembali informasi secara mekanik dewasa ini semakin berkembang dan semakin canggih. Dokumen atau arsip dapat disimpan pada sarana elektronik (komputer) yang bekemampuan tinggi. Penyimpanan dan penemuan kembali secara elektronik  pada hakekatnya merupakan suatu copy elektronik tanpa mengganggu data aslinya. Arsip aslinya jika diperlukan masih tetap harus diambil dengan tangan. Dengan demikian menunjukkan kepada kita juga bahwa sebelum menggunakan peralatan yang serba canggih tersebut, masih tetap memerlukan pengaturan arsip fisiknya secara baik.

E.     Pengorganisasian Arsip Aktif

Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi atau perusahaan tang bersangkutan, yakni:

(a)      Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi);

(b)      Penyimpanan secara terpencar (desentralisasi);

(c)      Desentralisasi terkendali (diawasi).

a.         Penyimpanan Arsip secara Terpusat

Dimana semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari system ini antara lain:

(a)      Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip (professional).

(b)     Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.

(c)      Pengguna ruangan dan peralatan lebih efektif.

(d)     Pelakasanaan penyusutan arsip akan lebih lancer. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.

Tetapi dalam prakteknya sistem ini agak sulit dilaksanakan karena para pengguna umumnya menginginkan menyimpan sendiri arsipnya. Hal ini disebabkan kurang adanya kepercayaan kepada pemusatan arsip aktif ini (cental file), khusunya yang berkaitan dengan pengamanan informasinya.

Central file akan berjalan dengan baik dan lancar apabila syarat-syarat ini terpenuhi.

(a)      Lokasi central file dapat dengan mudah dijangkau oleh pengguna.

(b)     Diterapkan pada organisasi kecil dan telah memiliki program manajemen kearsipan yang bagus.

(c)      Jika sistem central file telah dianut, pengelolaannya sepenuhnya diserahkan kepada petugas, tidak dibenarkan pihak pengguna ikut campur dalam pengelolannya, termasuk mencari sendiri berkas-berkasnya.

(d)     Adanya jaminan kerahasiaan arsip, khususnya  yang terkait dengan kebijakan, arsip rahasia termasuk arsip personil.

b.        Penyimpanan Arsip secara Terpencar / Desentral

Dimana setiap pengguna mengawasi dan menyimpan arsipnya sendiri. Jika sistem ini dilaksanakan akan diperoleh kerugian, antara lain:

(a)      Akan terjadi penyimpangan duplikasi yang berlebihan

(b)     Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien

(c)      Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas.

(d)     Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehinggan pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja.

(e)      Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memilki pengetahuan dan ketrampilan dibidang kearsipan.

c.       Penyimpanan Desentral Terkendali

Bagi suatu organisasi besar akan sulit melaksanakan kedua sistem penyimpanan tersebut. Kecuali bagi organisasi kecil sistem sentralisasilah yang akan dipilih. Untuk organisasi besar perlu dicarikan jalan keluarnya, untuk keperluan tersebut perlu tindakan kompromi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan secara terpusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.

DAFTAR BACAAN:

Barthos, Basir. 2003.  Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara.

Martono, Boedi. 1992. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern, Yogyakarta: Gava  Media.